RPA – Robotic Process Automation

El uso de RPA es un punto crítico que considerar por todas aquellas empresas inmersas en un proceso de transformación digital.

En el mercado global actual, caracterizado por una creciente innovación tecnológica y cambios en las necesidades y exigencias de los clientes, requiere que las empresas estén abiertas al cambio constante, y su capacidad de adaptación juega un papel esencial en su competitividad y estabilidad a largo plazo. Una parte crucial de esta evolución es la llamada “Transformación Digital”, que incorpora la tecnología en cada proceso de la organización, y permite realizar cambios no sólo en dichos procesos, sino en la operativa general y en la cultura de la compañía. Uno de los pilares de la transformación digital es la automatización robótica de procesos.

¿Qué es?

La automatización robótica de procesos, RPA por sus siglas en inglés (Robotic Process Automation), es un conjunto de herramientas de software que actúan en las interfaces de los sistemas de la misma forma que un humano lo haría.

En este sentido, RPA se refiere al uso de dicho software para automatizar procesos informáticos que se identifican por tener tareas de ejecución repetitiva, con poca variación en cada ejecución. Esa repetición y falta de variabilidad hace que sean “fácilmente” automatizables utilizando el software mencionado y reglas de negocio relativamente sencillas.

¿Cuáles son sus ventajas?

El objetivo final de RPA es siempre mejorar el ratio de eficiencia de las organizaciones mediante la automatización, que logra, entre otras cosas:

• La reducción de la intervención humana en el uso de aplicaciones informáticas sin realizar grandes cambios en la infraestructura o software.

• La optimización de los niveles de calidad gracias a una mayor precisión y reducción de errores.

• La reducción de costes operativos y tiempo de procesamiento.

• El aumento de los niveles de productividad y eficiencia dentro de las empresas.

La integración de RPA en una empresa aumenta de este modo la calidad y la eficiencia de los procesos, facilitando además el control y auditoría de los mismos. Además, al reducir la intervención humana, no sólo se reducen los errores, sino que el usuario dispone de más tiempo para desarrollar y optimizar otras funciones que sean difícilmente automatizables. Todos estos elementos hacen que, en general, los proyectos de RPA muestren un rápido retorno de la inversión realizada.

¿Cuáles son los retos a los que nos enfrentamos?

A pesar de todas estas ventajas, y de que un proyecto de RPA adecuadamente diseñado consiga un retorno de la inversión alto, hay que tener en cuenta los distintos retos a los que se suelen enfrentar estas iniciativas. Estos retos son numerosos y de distintos tipos, pero en general tienen su origen en el cambio que supone el proyecto RPA para el usuario, o en la definición exacta del proceso a automatizar. Entre los retos o puntos clave de todo proyecto RPA, encontramos:

• Requiere que todas las partes afectadas por la transformación se involucren.

• Se necesita la definición de nuevos roles y, por tanto, nuevas habilidades de trabajo.

• Es crítica una fase de formación de los usuarios y de gestión del cambio, para asegurar su aceptación de la nueva dinámica.

• Se debe seleccionar tareas o procesos adecuados, evitando siempre la elección de procesos incompletos.

• Se necesita un análisis exhaustivo de los procesos y las reglas de negocio afectados por el proyecto.

• Debe existir una fase de pruebas robusta y completa.

Como conclusión, hay que destacar que el uso de RPA es eficaz en la automatización de procesos repetitivos, pero los empleados deben seguir siendo el cerebro de la operación. En el futuro cercano se planteará la posibilidad de combinar la automatización de procesos con tecnología que simule las capacidades humanas como es la inteligencia artificial: todo ello aumentará las posibilidades de automatización y los beneficios asociados.